Strona używa ciasteczek
Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na wykorzystywanie plików cookies.
x

Obowiązki właściciela kasy fiskalnej

Niezależnie od rodzaju usług, jakie oferujemy swoim klientom, musimy pamiętać o obowiązkach, które wynikają z posiadania kasy fiskalnej. Ich zlekceważenie lub niedopełnienie może wiązać się z poważnymi konsekwencjami. 

Jakie konkretne obowiązki ma właściciel kasy fiskalnej? Gdzie zgłosić się, jeśli chcemy zarejestrować urządzenie służące do rejestrowania sprzedaży? Przeczytasz o tym w naszym najnowszym artykule.

 

Dowiedz się więcej

 

Od czego zacząć?

Zanim dokonamy zakupu, musimy zgłosić taki zamiar do urzędu skarbowego. Należy poinformować urząd o ilości kas, które chcemy kupić, a także podać datę rozpoczęcia rejestru sprzedaży.

Pierwszym krokiem po zakupie kasy fiskalnej jest jej fiskalizacja. To jednorazowa usługa, jednak może zająć się nią wyłącznie serwis posiadający odpowiednie uprawnienia. Po fiskalizacji, w ciągu 7 dni, musimy udać się do urzędu skarbowego, który wyda nam numer identyfikacyjny. Taki numer jest indywidualny, dotyczy wyłącznie jednego urządzenia i musi zostać naniesiony na jego obudowę.

 

Przechowywanie dokumentacji

Jeśli wyposażaliśmy się we wszystkie niezbędne elementy do sprzedaży, jak na przykład szuflady na pieniądze (ich zadaniem jest zabezpieczenie utargu) oraz otrzymaliśmy numer ewidencyjny kasy fiskalnej, musimy pamiętać o kolejnym obowiązku — magazynowaniu kopii wszystkich wydanych paragonów. Do wyboru mamy elektroniczną lub papierową technologię przechowywania danych.

Wybierając pierwszy wariant, kopia paragonu zapisana zostaje w pamięci kasy fiskalnej. To rozwiązanie wiąże się z większym kosztem początkowym, jednak zdecydowanie usprawni naszą pracę.

Druga opcja z pewnością obniży koszt zakupu kasy. W tym wypadku urządzenie drukuje potwierdzenia w formie papierowej. Trzeba pamiętać o znalezieniu odpowiedniego miejsca do ich magazynowania.

Warto pamiętać również o obowiązku przechowywania książki serwisowej, koniecznie w miejscu zainstalowania kasy fiskalnej.

 

Raporty

Posiadając kasy fiskalne, należy pamiętać o tym, że po każdym zakończonym dniu pracy musimy wydrukować raport dobowy, jednak trzeba zrobić to nie później niż do rozpoczęcia sprzedaży dnia następnego. Celem takiego wydruku jest zestawienie łącznej kwoty sprzedaży brutto w każdej ze stawek VAT oraz kwoty należnego VAT od każdej z nich od dokonanej w danym dniu sprzedaży. Raporty te stanowią podstawę przy rozliczaniu z urzędem skarbowym. Warto również pamiętać, że w przypadku, gdy w danym dniu nie było żadnej sprzedaży, nie musimy sporządzać raportu.

Bardzo ważny jest też raport miesięczny, który należy wystawić najpóźniej do 25 dnia miesiąca. W przeciwieństwie do raportów dobowych te miesięczne możemy sporządzić po rozpoczęciu sprzedaży w danym miesiącu. Raport kasowy miesięczny sumuje wszystkie raporty dobowe zapisane w pamięci kasy. Celem sporządzania miesięcznego sprawozdania jest przede wszystkim określenie wysokości podatku należnego za dany okres rozliczeniowy – raport jest ważnym dokumentem księgowym.

 

Przeglądy techniczne

Kolejnym istotnym obowiązkiem posiadacza kasy fiskalnej są regularne przeglądy techniczne. Zgodnie z przepisami należy je przeprowadzać minimum raz na 2 lata lub w razie potrzeby częściej. Podczas takiego przeglądu serwisant sprawdzi między innymi poprawność działania czy zgodność programu kasy z zapisami w książce serwisowej.

 

Współpraca z programem magazynowym i innymi modułami

W przeciwieństwie do kasy fiskalnej, system POS jest zintegrowanym rozwiązaniem, które pozwala między innymi połączyć bezpośrednio panel sprzedaży z magazynem. W każdej chwili można sprawdzić stan zatowarowania w sklepie. Zakupione produkty są automatycznie odejmowane przez system ze stanu magazynowego. Dzięki temu od razu można wychwycić ewentualne braki oraz zoptymalizować dostawy w taki sposób, by zmaksymalizować zyski i uniknąć strat.

POS współpracuje też z innymi modułami, w tym pozwala na robienie korekt czy przeprowadzanie operacji związanych z usuwaniem pozycji zamówienia. Dzięki temu korzystanie z panelu jest łatwiejsze niż korzystanie z kasy fiskalnej i jest obarczone mniejszym ryzykiem pomyłek, powstania błędów czy nieprawidłowości.

 

Raporty i analizy

Systemy POS generują o wiele bardziej zaawansowane raporty i zestawienia niż kasy fiskalne. Możemy wygenerować między innymi raport obejmujący sprzedaż dla dowolnego okresu i porównać go z innymi. Mamy możliwość przeanalizowania dotychczasowej działalności i wprowadzania zmian w zarządzaniu sprzedażą. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne określanie rentowności prowadzonego biznesu i zwiększanie obrotów ze sprzedaży dzięki wyciągniętym z analiz wnioskom. Systemy POS umożliwiają też łatwiejsze rozliczanie utargów w rozbiciu na poszczególnych sprzedawców niż kasy fiskalne.

 

Kiedy warto zdecydować się na kasę fiskalną?

Kasa fiskalna pozwala na prowadzenie sprzedaży bez zastosowania dodatkowego sprzętu. Do wydruku paragonów i podstawowych zestawień nie jest potrzebny komputer. Zatem jest to prostsze do tańsze, bardziej mobilne i prostsze do wdrożenia rozwiązanie. Mała kasa fiskalna z akumulatorem sprawdza się dobrze w handlu obwoźnym, na wszelkiego rodzaju giełdach, targowiskach czy festynach. Jest przydatna również w kioskach i niewielkich punktach sprzedaży, np. osiedlowych, a także w pozostałych działalnościach usługowych jak np. zakład fryzjerski, gabinet lekarski itp. Może mieć zastosowanie w miejscach o niewielkim natężeniu ruchu, gdzie nie ma potrzeby częstego wystawiania faktur sprzedażowych.

Kasa fiskalna może być również doraźnym rozwiązaniem dla sklepów, które dopiero rozwijają swoją działalność. Pamiętajmy jednak, że dynamiczny rozwój możliwy jest głównie dzięki inwestycjom. Koszty związane z zakupem programu POS i urządzeń elektroniki sklepowej z czasem zwracają się, dzięki optymalizacji kosztów prowadzenia działalności i zwiększeniu dochodów firmy.